2016/11/26    13:04

文書作成――ビジネス・コミュニケーションの3大要素

「おまえの文書は、分かりにくい!」と、上司に叱られた覚えはありますか?

子供の頃から作文が苦手だった、という人は多いかもしれません。
「文書よりも、電話で伝えたほうが早いじゃないか」と思う人もいるでしょう。

ビジネス・コミュニケーションには、3大要素があります。

(1)迅速性…早く伝える
(2)正確性…正しく伝える
(3)共有性…みんなに伝える

(1)の「早く伝える」は、確かに電話や口頭のほうが、早い場合が多いでしょう。

緊急連絡の場合などは、文書作成にじっくり時間を掛けている余裕もありません。

文書は、基本的に(2)の「正しく伝える」と、(3)の「みんなに伝える」ために不可欠な手段になります。

電話や口頭では、早く伝えられても、聞き間違いなどが発生し、記録にも残りません。
均一な情報を、多くの人に伝えるのも大変です。

その一方で、文書を作成すれば、正確に伝わり、記録にも残せます。
均一な情報を、何人にも伝えられ、あとで見直すことも可能です。

文書作成には、時間と労力が伴いますが、このように大きなメリットがあるわけです。

ビジネスで重要な情報を伝達する際には、やはり文書を作成しなければなりません。

うまく書けないという人は、まずは苦手意識を捨て去りましょう。
文書が書けないのではなく、書き方を知らないだけなのです。

ビジネス文書で、名文を書く必要はありません。

まずは、文書作成の基本的なルールを学ぶことから始めてみましょう!



※筆者のブログから転載しました。

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